Cách build P&L gian hàng TMĐT từ số 0 - Template 5 tầng chuẩn

Nhiều seller Shopee/TikTok biết mình 'có lời' nhưng không biết lời bao nhiêu, lời từ đâu, và đang mất tiền ở tầng nào. P&L gian hàng giải quyết đúng vấn đề này.

Bài này hướng dẫn cách xây P&L theo chuẩn 5 tầng - từ đơn giản đến chi tiết, phù hợp cả shop mới lẫn shop đang scale.

Tại sao cần P&L? Không phải chỉ nhìn ngân hàng?

Vấn đề 1 - Nhầm doanh thu với lợi nhuận: Tháng GMV 500tr nghe có vẻ ổn, nhưng sau khi trừ phí sàn, COGS, ads, ops - còn lại bao nhiêu?

Vấn đề 2 - Không biết điểm hòa vốn: Cần bán tối thiểu bao nhiêu đơn để không lỗ tháng này?

Vấn đề 3 - Scale mù: Tăng ads 50% thì lợi nhuận tăng hay giảm? Không có P&L không thể trả lời.

P&L không phải báo cáo kế toán phức tạp. Đối với gian hàng TMĐT, P&L là bảng theo dõi 5 tầng chi phí để biết tiền đang 'chảy' đi đâu mỗi tháng.

Cấu trúc P&L 5 tầng cho gian hàng TMĐT

Tầng 1: Net Revenue (Doanh thu thực)

Net Revenue = GMV - Voucher seller - Hàng hoàn trả

Đây là số tiền sàn thực sự chuyển cho bạn trước khi trừ phí. Nhiều seller nhầm GMV với Net Revenue - khác nhau 5-15% tùy mức voucher.

Ví dụ: GMV 300.000.000đ, voucher seller 5% (15tr), hoàn hàng 2% (6tr) -> Net Revenue = 279.000.000đ

Tầng 2: Gross Profit (Lãi gộp)

Gross Profit = Net Revenue - COGS - Phí sàn (hoa hồng + giao dịch + xử lý đơn)

Gross Margin % = Gross Profit / Net Revenue x 100%

Đây là tầng quan trọng nhất để đánh giá sức khoẻ sản phẩm. Gross Margin < 20% là tín hiệu nguy hiểm cho hầu hết ngành.

Ví dụ tiếp: COGS 120tr, phí sàn tổng 70tr (gồm hoa hồng 16% + giao dịch 6% + xử lý đơn). Gross Profit = 279tr - 120tr - 70tr = 89tr. Gross Margin = 89/279 = 31.9%

Tầng 3: Contribution Margin 1 (CM1)

CM1 = Gross Profit - Chi phí biến đổi trực tiếp (Voucher Extra, Pi Ship/SFR, đóng gói, fulfillment)

CM1 đo lợi nhuận sau khi trừ HẾT chi phí liên quan trực tiếp đến từng đơn hàng. Nếu CM1 âm, tức là bán mỗi đơn là lỗ mỗi đơn - không thể scale được.

Ví dụ tiếp: Voucher Extra 5.5% x 279tr = 15.3tr, fulfillment 4% x 279tr = 11.2tr. CM1 = 89tr - 15.3tr - 11.2tr = 62.5tr. CM1% = 22.4%

Tầng 4: Contribution Margin 2 (CM2)

CM2 = CM1 - Chi phí quảng cáo (Ads TikTok/Shopee/Meta) - Chi phí marketing khác

CM2 là tầng quyết định bạn có thể scale ads không. CM2 > 15% là vùng an toàn để tăng budget. CM2 < 5% rất rủi ro.

Ví dụ tiếp: Ads tháng 40tr (tương đương 14.3% Net Revenue). CM2 = 62.5tr - 40tr = 22.5tr. CM2% = 8.1% - vùng cần tối ưu.

Tầng 5: EBITDA

EBITDA = CM2 - Chi phí cố định (nhân sự, thuê kho, phần mềm, điện nước, hành chính)

EBITDA là lợi nhuận vận hành thực sự của gian hàng. Đây là số cuối cùng cho biết business có bền vững không.

Ví dụ tiếp: Chi phí cố định: nhân sự 10tr, kho 3tr, tools 2tr = 15tr. EBITDA = 22.5tr - 15tr = 7.5tr. EBITDA% = 2.7% - vùng nguy hiểm.

Ví dụ P&L đầy đủ - shop Beauty Shopee Mall

GMV: 300.000.000đ

Net Revenue: 279.000.000đ (sau voucher 5% + hoàn hàng 2%)

Gross Profit: 89.000.000đ | 31.9% (sau COGS 120tr + phí sàn 70tr)

CM1: 62.500.000đ | 22.4% (sau Voucher Extra + fulfillment)

CM2: 22.500.000đ | 8.1% (sau ads 40tr)

EBITDA: 7.500.000đ | 2.7% (sau ops cố định 15tr)

EBITDA 2.7% là tín hiệu cần tái cấu trúc. Vấn đề ở đây không phải phí sàn quá cao, mà là ads spend 14.3% Net Revenue đang 'ăn' hết CM1. Cần tăng ROAS ads hoặc giảm ads% trước khi nghĩ đến scale.

Cách xây P&L từ số 0 trong 1 giờ

Bước 1: Lấy báo cáo Seller Center 30 ngày gần nhất - download GMV, đơn hàng, hoàn hàng, phí sàn.

Bước 2: Tính COGS thực từ kho - số lượng xuất x giá nhập. Đừng dùng giá nhập cũ nếu đã tái nhập với giá mới.

Bước 3: Cộng hết chi phí marketing (ads + KOL + seeding).

Bước 4: Tổng hợp ops cố định (lương, kho, tools).

Bước 5: Dùng template P&L để điền vào - hoặc dùng Tool P&L Ecom tại /tools/pnl-ecom để tính và xuất báo cáo.

Dùng Mẫu P&L Ecom miễn phí tại /tools/pnl-ecom - nhập số liệu vào 5 tầng, tool tính tự động Gross Margin, CM1, CM2, EBITDA và highlight vùng cần tối ưu.

Benchmark P&L theo ngành - bạn đang ở đâu?

Beauty/Skincare khoẻ mạnh: Gross Margin > 35%, CM2 > 15%, EBITDA > 8%

Fashion khoẻ mạnh: Gross Margin > 25%, CM2 > 12%, EBITDA > 5%

F&B khoẻ mạnh: Gross Margin > 20%, CM2 > 10%, EBITDA > 5%

Electronics khoẻ mạnh: Gross Margin > 15%, CM2 > 8%, EBITDA > 3%

Nếu bất kỳ tầng nào thấp hơn benchmark, đó là nơi cần tối ưu trước. P&L giúp bạn biết chính xác tầng nào đang 'thủng'.